La pharmacie, une mécanique complexe

La gestion des 5.000 à 6.000 prescriptions envoyées chaque semaine à la pharmacie nécessite une organisation sans faille et le respect de nombreuses procédures. Visite guidée.

Établie depuis peu dans de tout nouveaux bâtiments, la pharmacie du CHU Brugmann et de l'HUDERF se place désormais au top des pharmacies hospitalières en Belgique en matière d'infrastructure. L'organisation du service a également pu être améliorée. Résultat: une meilleure efficacité et plus de sécurité.

Étape 1: le formulaire thérapeutique

Les commandes de médicaments s'effectuent sur base du formulaire thérapeutique. "Il existe sur le marché plus de 22.000 spécialités. Il n'est pas possible de les avoir toutes en stock", explique Narcisse Van Cauwenbergh, chef du service de pharmacie. "La liste des médicaments qui doivent être disponibles en permanence est définie par le comité médico-pharmaceutique, qui réunit tous les deux mois pharmaciens et représentants des médecins." Près de 2.000 produits pharmaceutiques sont ainsi stockés à la pharmacie du CHU Brugmann et de l'HUDERF.

Étape 2: commande des médicaments

Chacun de ces produits est encodé dans une base de données. Il reçoit également un numéro d'identification interne, pour faciliter la gestion des commandes et la facturation. "Contrairement aux officines publiques, qui travaillent uniquement avec des grossistes, les pharmacies hospitalières s'approvisionnent directement auprès des firmes pharmaceutiques. Nous travaillons également avec un grossiste, mais uniquement pour les demandes spéciales, les médicaments hors formulaire", précise Narcisse Van Cauwenbergh.

Étape 3: reconditionnement

Certains médicaments sont livrés par plaquettes par l'industrie pharmaceutique. Un type de conditionnement qui n'est pas toujours adapté au fonctionnement des pharmacies hospitalières. "Dans la mesure du possible, nous devons fournir aux patients les médicaments à la pièce, pour une durée qui ne dépasse pas cinq jours. En coupant simplement les plaquettes, nous risquerions de perdre le numéro de lot." Afin d'éviter ce problème ces comprimés sont sortis de leur emballage d'origine et reconditionnés en dose unitaire, avec mention de tous les paramètres d'identification comme le numéro de lot.

Étape 4: stockage dans les rayons

Certains médicaments peuvent être maintenus à température ambiante. D'autres doivent être conservés dans une chambre froide ou un freezer. "La durée de stockage dépasse rarement un mois. Certains produits partent à un tel débit qu'il n'est pas possible de les ranger. L'approvisionnement s'effectue directement sur les palettes."

Étape 5: gestion des prescriptions

La pharmacie traite chaque semaine entre 5.000 et 6.000 ordonnances. Un travail qui nécessite énormément de rigueur et de minutie. Pour les services banalisés, ces prescriptions sont essentiellement "a priori", soit nominatives. Lorsqu'un traitement doit être initié sans délais ou en dehors des heures d'ouverture de la pharmacie, ces services peuvent aller puiser dans leurs armoires d'urgence, moyennant l'utilisation des ordonnances "a posteriori". Ce dernier mode de fonctionnement est le seul en vigueur dans les services à caractère urgent: urgences, soins intensifs, salle d'opération et salle d'accouchement. "Lorsqu'un membre du service puise dans ces armoires, il établit une feuille de récupération, qui permet le réapprovisionnement et la facturation des médicaments aux patients qui en ont bénéficié." Toutes les ordonnances reçues sont enregistrées dans un logiciel de facturation, qui génère après l'encodage des listes pour assembler les colis par patient ou par service. Chaque colis est muni d'une note d'envoi (copie de l'ordonnance individuelle ou de la commande médicale).

Étape 6: acheminement des médicaments

Les colis prêts à être envoyés sont placés dans des bacs scellés. Chaque bac est identifié grâce à une étiquette qui indique aux transporteurs le site de destination et l'unité de soins. L'acheminement des médicaments pour le site Horta et pour l'HUDERF est assuré par le service transport du site Horta. Par contre le transport vers les sites Brien et Astrid est pris en charge par une firme privée. Entre la description d'un médicament et sa distribution dans une unité de soins, il ne s'écoule en moyenne que quelques heures.

:: La pharmacie, en quelques chiffres ::
Le formulaire thérapeutique du CHU Brugmann et de l'HUDERF comporte environ 2.000 médicaments.
En un an, la pharmacie effectue environ 12.000 commandes (1/3 concernent les spécialités pharmaceutiques, 1/3 les produits stériles et 1/3 les prothèses et implants).
Entre 5.000 et 6.000 prescriptions sont traitées chaque semaine.
46 ETP travaillent à la pharmacie, dont les locaux s'étendent sur environ 2.000 m².

:: Préparation des médicaments :: La préparation de certains médicaments constitue un grand pôle d'activité de la pharmacie. Les produits fabriqués directement à l'hôpital sont :
les prescriptions trop spécifiques, qui doivent être préparées à partir des matières premières achetées à l'industrie pharmaceutique;
les antiseptiques ou médicaments non spécifiques qui peuvent être fabriqués en grande quantité (les produits désinfectants pour les mains, par exemple);
les préparations stériles, le plus souvent à usage parentéral comme la nutrition parentérale et certains produits anticancéreux.

:: Une zone sous haute surveillance :: Les nouveaux locaux ont permis de renforcer la sécurité de la pharmacie.
Des entrées différentes sont prévues pour le personnel et les marchandises. Il y a également deux portes de sortie: l'une mène vers le campus Horta, l'autre vers les sites Brien et Astrid. Toutes s'ouvrent sur présentation d'un badge.
Les patients et infirmières qui viennent chercher des médicaments doivent s'arrêter au guichet.
La pharmacie dispose d'un système d'alarme et d'une pièce blindée pour le stockage des médicaments psychotropes.

Auteur : Aurélie Bastin
Source : Osiris News (n° 20, septembre-novembre 2010)