La gestion des 5.000 à 6.000
prescriptions envoyées chaque
semaine à la pharmacie
nécessite une organisation
sans faille et le respect de
nombreuses procédures. Visite
guidée.
Établie depuis peu dans de tout nouveaux bâtiments, la pharmacie du CHU Brugmann et de l'HUDERF se place désormais au top des pharmacies hospitalières en Belgique en matière d'infrastructure. L'organisation du service a également pu être améliorée. Résultat: une meilleure efficacité et plus de sécurité.
Étape 1: le formulaire thérapeutique
Les commandes de médicaments s'effectuent sur base du formulaire thérapeutique. "Il existe sur le marché plus de 22.000 spécialités. Il n'est pas possible de les avoir toutes en stock", explique Narcisse Van Cauwenbergh, chef du service de pharmacie. "La liste des médicaments qui doivent être disponibles en permanence est définie par le comité médico-pharmaceutique, qui réunit tous les deux mois pharmaciens et représentants des médecins." Près de 2.000 produits pharmaceutiques sont ainsi stockés à la pharmacie du CHU Brugmann et de l'HUDERF.
Étape 2: commande des médicaments
Chacun de ces produits est encodé dans une base de données. Il reçoit également un numéro d'identification interne, pour faciliter la gestion des commandes et la facturation. "Contrairement aux officines publiques, qui travaillent uniquement avec des grossistes, les pharmacies hospitalières s'approvisionnent directement auprès des firmes pharmaceutiques. Nous travaillons également avec un grossiste, mais uniquement pour les demandes spéciales, les médicaments hors formulaire", précise Narcisse Van Cauwenbergh.
Étape 3: reconditionnement
Certains médicaments sont livrés par plaquettes par l'industrie pharmaceutique. Un type de conditionnement qui n'est pas toujours adapté au fonctionnement des pharmacies hospitalières. "Dans la mesure du possible, nous devons fournir aux patients les médicaments à la pièce, pour une durée qui ne dépasse pas cinq jours. En coupant simplement les plaquettes, nous risquerions de perdre le numéro de lot." Afin d'éviter ce problème ces comprimés sont sortis de leur emballage d'origine et reconditionnés en dose unitaire, avec mention de tous les paramètres d'identification comme le numéro de lot.
Étape 4: stockage
dans les rayons
Certains médicaments peuvent être maintenus à température ambiante. D'autres doivent être conservés dans une chambre froide ou un freezer. "La durée de stockage dépasse rarement un mois. Certains produits partent à un tel débit qu'il n'est pas possible de les ranger. L'approvisionnement s'effectue directement sur les palettes."
Étape 5: gestion des prescriptions
La pharmacie traite chaque semaine entre 5.000 et 6.000 ordonnances. Un travail qui nécessite énormément de rigueur et de minutie. Pour les services banalisés, ces prescriptions sont essentiellement "a priori", soit nominatives. Lorsqu'un traitement doit être initié sans délais ou en dehors des heures d'ouverture de la pharmacie, ces services peuvent aller puiser dans leurs armoires d'urgence, moyennant l'utilisation des ordonnances "a posteriori". Ce dernier mode de fonctionnement est le seul en vigueur dans les services à caractère urgent: urgences, soins intensifs, salle d'opération et salle d'accouchement. "Lorsqu'un membre du service puise dans ces armoires, il établit une feuille de récupération, qui permet le réapprovisionnement et la facturation des médicaments aux patients qui en ont bénéficié." Toutes les ordonnances reçues sont enregistrées dans un logiciel de facturation, qui génère après l'encodage des listes pour assembler les colis par patient ou par service. Chaque colis est muni d'une note d'envoi (copie de l'ordonnance individuelle ou de la commande médicale).
Étape 6: acheminement des médicaments
Les colis prêts à être envoyés sont placés dans des bacs scellés. Chaque bac est identifié grâce à une étiquette qui indique aux transporteurs le site de destination et l'unité de soins. L'acheminement des médicaments pour le site Horta et pour l'HUDERF est assuré par le service transport du site Horta. Par contre le transport vers les sites Brien et Astrid est pris en charge par une firme privée. Entre la description d'un médicament et sa distribution dans une unité de soins, il ne s'écoule en moyenne que quelques heures.
Auteur : Aurélie Bastin
Source : Osiris News
(n°
20, septembre-novembre 2010)